Karyawan yang produktif pasti malas, kesal, dan bosan mengikuti meeting yang tidak efektif. Meeting yang tidak efektif menghabiskan waktu banyak orang namun tidak menghasilkan apa-apa.
Prinsip “Time is Money” sangat tepat untuk dunia kerja. Jika sebuah meeting hanya menghabiskan waktu saja tanpa menghasilkan sesuatu maka ini merupakan kerugian baik untuk perusahaan dan karyawan itu sendiri. Ada opportunity cost yang hilang.
Tentunya sebagai seorang professional Anda tidak ingin hal ini terjadi. Anda menginginkan setiap meeting yang Anda adakan atau hadiri efektif. Ada beberapa tips yang Anda bisa terapkan agar meeting Anda bukan hanya menghasilkan tapi juga membuat peserta meeting menjadi lebih antusias.
1. Tentukan Tujuan Meeting Anda
Sebelum mengadakan sebuah meeting tanyakan dulu pada diri Anda, apakah meeting ini perlu diadakan? Jika jawabannya tidak maka lebih baik tidak diadakan sama sekali karena hanya akan buang-buang waktu saja. Dan buang-buang waktu itu merugikan dalam dunia bisnis.
Tujuan rapat sangat penting untuk dijelaskan sebelum dimulai agar semua partisipan memiliki ekspektasi yang jelas dari meeting ini. Dengan adanya tujuan juga membantu Anda dan partisipan fokus pada apa yang dibicarakan dan tidak melebar ke topik pembicaraan yang lain. Sebagai contoh; Anda dapat membuat tujuan meeting seperti dalam rapat tim sales, yaitu “Mengkoordinasikan tujuan untuk mencapai peningkatan penjualan dalam satu bulan ke depan”.
2. Tentukan Hasil yang Ingin Didapatkan
Setelah menentukan tujuan, tentukan hasil yang ingin didapatkan dari rapat ini. Hasil rapat dapat berupa “pemahaman mengenai strategi yang akan dijalankan oleh tim sales pada bulan depan”, “mengetahui apa yang menjadi kendala menjalankan strategi dan solusi menghadapinya”, dan lain-lain. Pastikan semua partisipan juga mengetahui hal ini sehingga ada ekspektasi dari mengikuti rapat tersebut.
3. Tentukan Agenda Pertemuan dan Tunjuk Orang yang Memimpin
Pastikan Anda sudah menentukan agenda apa saja yang akan dibahas sebelum rapat dimulai. Hal ini akan sangat membantu jalannya meeting lebih efektif. Jika perlu, buat juga time table untuk masing-masing agenda. Misalkan 20 menit pertama dialokasikan untuk membahas strategi, 30 menit berikutnya untuk membahas tantangan yang dihadapi, dan seterusnya.
Jangan lupa untuk menunjuk salah seorang dari partisipan untuk menjadi moderator yang memimpin jalannya rapat. Moderator berhak mengatur jalannya meeting dengan cara memberikan atau memotong waktu untuk partispan mengemukakan pendapatnya. Moderator pun berhak meng-cut pendapat partispan jika dirasa topik pembahasan sudah keluar jalur.
4. Fokus pada Fakta dan Bukan Opini
Opini yang terlalu panjang adalah salah satu faktor yang membuat meeting menjadi lama dan tidak fokus. Sosialisasikan pada tiap peserta meeting untuk selalu menggunakan fakta, data, rencana yang ingin dijalankan, apa yang sudah dilakukan dan apa yang belum dalam menyampaikan argumennya. Jika sedang membahas tentang kendala selalu tantang partisipan untuk memberikan solusi.
5. Berbicara Sesuai Posisi
Jika seorang sales manager mengomentari bagaimana seharusnya tim produksi bekerja maka akan terciptalah sebuah opini. Dan kita tahu opini itu membuat meeting tidak efektif. Pastikan masing-masing partisipan hanya berbicara sesuai lingkup pekerjaan dan jabatannya. Daripada mengomentari pekerjaan divisi lain, arahkan partisipan untuk memperkuat koordinasi yang ada antar pekerjaan, departemen, atau divisi. Trik ini cukup sederhana tapi efektif, ada bias mendapatkan masukan dan solusi menarik jika tetap memegang prinsip ini.
Semoga tips ini dapat berguna dan menjadi inspirasi untuk meningkatkan efektivitas meeting di perusahaan Anda.
