Rapat biasanya sangat dihindari oleh kebanyakan orang karena dianggap memakan banyak waktu. Meskipun begitu tidak selamanya rapat itu buruk, ada yang namanya rapat yang baik dan rapat yang buruk. Rapat tidak selamanya memakan banyak waktu jika dijalankan dengan baik. Sayangnya, sering kali rapat yang kita ikuti adalah rapat-rapat yang menghabiskan waktu dan tidak efisien.
Artikel ini akan memberikan 6 peraturan emas dalam mengelola meeting sehingga menjadikannya produktif dan menyenangkan. Masing-masing peraturan ini membutuhkan komitmen dari para partisipan agar dapat berjalan.
Golden Rule #1: Adakan meeting sebaik mungkin sama seperti kamu ingin orang lain mengajakmu ke meeting yang baik.
Ini adalah golden rule nomor 1 dalam meeting. Semua rapat yang efektif atau menjadi partisipan rapat yang baik, berawal dari rasa mengerti satu sama lain antar partisipan. . Semua golden rule dalam artikel ini berawal dari prinsip ini.
Golden Rule #2:Pastikan Anda dan peserta sudah siap
Bagikan agenda rapat sehari sebelumnya (atau beberapa jam sebelum rapat agar mereka dapat membaca materi dan memiliki persiapan) dan pastikan semua orang memiliki akses ke data yang dibutuhkan.
Semua partisipan berkewajiban meninjau agenda dan materi-materi rapat dan hadir di rapat dengan penuh persiapan. Jika pembuat rapat tidak memberikan informasi yang cukup mengenai tujuan rapat, maka partispan wajib mengambil inisiatif untuk bertanya. Tidak boleh ada partispan yang datang tanpa mengetahui apa yang akan di bahas dan apa yang harus dicapai.
Jika tidak ada hal yang bisa dimasukkan ke dalam agenda, maka pembuat rapat harus bertanya pada dirinya sendiri apakah memang harus ada rapat atau tidak.
Golden Rule #3:Komitmen terhadap waktu
Selalu mulai rapat tepat waktu dan akhiri pada tepat waktu (atau lebih cepat). Memulai rapat tepat waktu membutuhkan disiplin dari pembuat rapat dan para partisipan. Datang terlambat berarti meremehkan mereka yang datang tepat waktu. Tapi jika semua partisipan tahu bahwa si pembuat rapat akan datang tepat waktu maka kemungkinan besar para partisipan akan datang tepat waktu juga.
Menyelesaikan rapat pada tepat waktu juga krusial. Jika semua orang setuju rapat akan berlangsung selama 1 jam, maka rapat tidak boleh dilakukan lebih lama dari itu. Pastikan agenda yang dibahas tidak melenceng. Jika memang rapat bisa berakhir dalam waktu 20 menit, pastikan untuk selesazi tepat waktu. Lebih lama dari itu maka Anda akan menghabiskan waktu orang lain.
Waktu diadakannya rapat juga sangat penting. Menjadwalkan rapat rutin pada waktu yang tidak nyaman bagi peserta lainnya (setelah pulang kantor misalnya) sangat mempengaruhi moral. Kecuali untuk rapat yang sifatnya darurat, rapat rutin sebaiknya diadakan di waktu – waktu yang juga nyaman bagi semua peserta.
Golden Rule #4:Fokus pada topik
Dalam sebuah meeting atau rapat, minimal ada satu peserta yang menyampaikan cerita yang tidak relevan dengan agenda. Ini adalah tanggung jawab dari pemimpin rapat dan peserta lainnya untuk mengarahkan rapat kembali ke pebahasan yang benar.
Golden Rule #5:Jangan adakan rapat yang tak perlu
Sebelum menentukan waktu rapat rutin, secara hati-hati tinjau kembali seberapa rutin rapat perlu diadakan. Sebagai contoh, jika Anda memiliki staff meeting harian, nilailah seberapa produktif meeting tersebut? bisakah diadakan tidak terlalu sering, atau bisa kah cukup dilakukan beberapa menit saja sambal berdiri di suatu tempat. Staff meeting itu penting untuk menjaga komunikasi di dalam kantor, tapi adalah lebih penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara komunikasi yang baik dan penggunaan waktu yang produktif.
Golden Rule #6:Simpulkan rapat dengan penjelasan yang jelas mengenai langkah yang akan diambil berikutnya dan siapa yang bertanggungjawab untuk itu.
Jika ada keputusan yang dibuat dalam sebuah rapat (bahkan jika kepyangutusan tersebut hanya “pelajari isu lebih lanjut”) pemimpin rapat harus menyimpulkan langkah apa yang harus dilakukan dan siapa yang harus melakukannya. Jika pemimpin rapat gagal melakukan ini, partisipan rapat harus mengambil inisiatif untuk memperjelas langkah yang akan diambil berikujtnya. Ini sangat pentin. Jika partisipan meninggalkan rapat tanpa ada yang bertanggung jawab atas keputusan yang sudah dibuat, maka rapat yang dilakukan hanyalah buang-buang waktu.
Enam aturan sedehana ini dapat membuat meeting Anda menjadi lebih produktif dalam jangka panjang. Menerapkannya memang tidak selalu mudah, dibutuhkan persiapan dan disiplin, namun dengan menerapkannya akan membawa perbedaan besar pada produktivitas rapat organisasi Anda.
